Ein Prüferwechsel ist für viele Ingenieurbüros kein Drama – aber im ersten Jahr fast immer ein Zeitfresser. Nicht wegen der Zahlen, sondern weil ein neues Prüfungsteam zunächst verstehen muss, wie Projekte gesteuert, Leistungen dokumentiert und daraus Rechnungen erzeugt werden. Wer Projektmanagement, Realisierungsstände und Faktura in einem System zusammenführt, kann Rückfragen und Schleifen deutlich reduzieren. Und wenn die eingesetzte Software zusätzlich nach IDW PS 880 geprüft ist, entsteht schneller Vertrauen in die Systembasis – gerade, wenn der Wirtschaftsprüfer das Unternehmen vorher nicht kannte.

Der „neue Prüfer“-Moment: Erst verstehen, dann prüfen

Wenn ein Wirtschaftsprüfer neu ist, startet er bei null: Geschäftsmodell, Prozesse, IT-Landschaft, Rollen, Kontrollen, Datenflüsse. Das ist heute Teil des Standards – weil IT in der Abschlussprüfung stärker in den Mittelpunkt gerückt ist.

Für Ingenieurbüros heißt das in der Praxis: Im Erstjahr geht es nicht nur um „Stimmen die Salden?“, sondern auch um die Frage: Wo entstehen die rechnungslegungsrelevanten Informationen – und wie sind sie abgesichert?

Warum ausgerechnet Projektmanagement im Fokus steht

In projektgetriebenen Büros steckt die „Wahrheit hinter der Zahl“ im Projekt:

• Welche Leistungen wurden erbracht?
• Wie ist der Realisierungsstand dokumentiert?
• Welche Abrechnungslogik gilt (z. B. Abschläge, Teilleistungen)?
• Wie wird aus dem Projektfortschritt eine Rechnung – ohne Medienbruch?

Wenn diese Kette fragmentiert ist (Excel, E-Mails, Insellösungen), entsteht Aufwand an der Stelle, wo niemand ihn möchte: bei Projektleitung, Buchhaltung – und im Erstjahr besonders intensiv beim Wirtschaftsprüfer.

Die gute Nachricht: Genau diese Kette lässt sich sauber und prüfbar aufbauen – wenn Projektmanagement nicht nur „Planung“ ist, sondern ein durchgängiger Prozess von Akquise bis Rechnung.

IDW PS 880 kurz erklärt (und warum das im Erstjahr hilft)

IDW PS 880 ist ein Prüfungsstandard zur Prüfung von Softwareprodukten. Wichtig: Das ist kein „Marketing-Siegel“, sondern ein Rahmen, nach dem Wirtschaftsprüfer Software strukturiert beurteilen und die Ergebnisse in einer Bescheinigung dokumentieren können.

Im Erstjahr mit einem neuen Prüfer wirkt das wie ein Beschleuniger, weil es die Grundsatzfrage verkürzt:

„Können wir der Software als Produkt vertrauen?“

Stattdessen kann sich die Prüfung schneller auf das konzentrieren, was wirklich mandantenspezifisch ist: Konfiguration, Berechtigungen, Prozessdisziplin, Kontrollen.

Der entscheidende Punkt für das Planungsbüro: Realisierungsstände → Rechnung → stabiler Cashflow

Viele Büros verlieren Liquidität nicht am Markt, sondern im Prozess: Leistungen werden erbracht – aber Abrechnungen werden spät erstellt, weil die kaufmännische Abteilung auf Informationen wartet.

Ein starkes Projektmanagementsystem macht genau das einfach:

1. Projektleitung erfasst Realisierungsstände direkt dort, wo sie fachlich entstehen – im Projekt.
2. Die Information ist sofort verfügbar und nachvollziehbar dokumentiert.
3. Die kaufmännische Abteilung kann daraus zeitnah die Rechnung erstellen – ohne „Zusammentragen“ aus Mails und Tabellen.

In der Praxis lässt sich das sogar noch konsequenter organisieren: Wenn bei einem Status-Update automatisch eine interne Benachrichtigung (z. B. Update-E-Mail oder Aufgabe) an die kaufmännische Abteilung ausgelöst wird, wird aus „Bitte meldet euch mal“ ein verlässlicher Standardprozess. Ergebnis: schnellere Faktura, weniger Reibung, planbarerer Cashflow.

Und genau dieser Ablauf ist prüfungsrelevant: Ein neuer Wirtschaftsprüfer fragt nicht nur „Ist die Rechnung korrekt?“, sondern auch „Ist die Grundlage nachvollziehbar – und systematisch dokumentiert?“

Was ein neuer Wirtschaftsprüfer typischerweise sehen will (und wie Projektmanagement dabei hilft)

Im Erstjahr steigt die Zahl der Nachfragen meistens in drei Bereichen:

• Prozesskette (Wer macht was? Wann? Mit welcher Freigabe?)
• Datenfluss (Wo entstehen Daten? Wie werden sie verändert? Was ist protokolliert?)
• Kontrollen & Rollen (Berechtigungen, Funktionstrennung, Nachvollziehbarkeit)

Ein integriertes Projektmanagement nimmt hier Druck raus – weil es eine klare, demonstrierbare Prüfspur erzeugt: vom Projektstart über die Leistungserfassung bis zur Rechnung. Und eine nach IDW PS 880 geprüfte Softwarebasis kann zusätzlich helfen, die Produktseite schneller einzuordnen.

Praxisbeispiel aus dem Alltag (so wirkt es im „Erstjahr“)

Montag, 09:30 Uhr – Projektleitung aktualisiert den Realisierungsstand im Projekt.

Montag, 09:35 Uhr – Kaufmännisch wird automatisch informiert (z. B. via Update-E-Mail / interner Workflow).

Montag, 10:15 Uhr – Abschlagsrechnung wird erstellt und versendet.

Rest der Woche – Offene Posten sind sauber geführt, Rückfragen sinken, Liquidität bleibt stabil.

Der Effekt ist doppelt:

• operativ: Cashflow wird planbarer
• im Audit: Prozess ist erklärbar und belegbar – gerade für ein neues Prüfungsteam.

Checkliste: So wird das Erstjahr mit neuem Prüfer spürbar ruhiger

Wenn du den ersten Prüfungsworkshop vorbereitest, funktioniert ein sehr pragmatisches Paket am besten:

1. Systemübersicht / IT-Landkarte (welche Systeme, welche Schnittstellen, was ist rechnungslegungsrelevant?)
2. Kurzbeschreibung der Projekt-zu-Cash-Kette (Akquise → Projektanlage → Realisierungsstand → Rechnung → OP)
3. Rollen- und Berechtigungskonzept (wer darf Realisierungsstände setzen, wer rechnet ab, wer gibt frei?)
4. Beispiel-Walkthrough mit 2–3 Projekten (echte Belege/Exports: Realisierungsstand → Rechnung)
5. Software-Nachweis (z. B. vorhandene PS-880-Bescheinigung inkl. Scope/Version)

Das reduziert Ping-Pong. Und es zeigt dem Prüfer: Dieses Büro hat seine Prozesse im Griff – nicht nur seine Zahlen.

Fazit: „Auditfähig“ ist im Ingenieurbüro vor allem eine Projektmanagement-Eigenschaft

Wenn der Wirtschaftsprüfer neu ist, wird Projektmanagement plötzlich zur Schlüsselkompetenz: Nicht, weil Projekte „schön geplant“ werden müssen – sondern weil Leistungsstände, Abrechnung und Nachvollziehbarkeit die Basis für prüfbare Zahlen sind.

Ein integriertes System, in dem Realisierungsstände einfach erfasst und sauber an die Faktura übergeben werden können, stabilisiert nicht nur den Cashflow. Es macht das Erstjahr mit neuem Prüfer messbar entspannter: weniger Rückfragen, weniger Schleifen, weniger Unterbrechung im Tagesgeschäft.

Quellen

• IDW – Prüfungshinweis zur Behandlung des Einsatzes von IT in der Abschlussprüfung
• IDW – IDW PS 880 n.F. (01.2022): Die Prüfung von Softwareprodukten
• IDW Verlag – Neufassung IDW PS 880 n.F. (01.2022) (Produktseite/Details)
• PKF – Neue Vorgaben für die Prüfung von IT-Systemen nach ISA [DE] 315
• BDO – Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 (inkl. Nutzen „Prüfungsumfang verringern“)
• IDW – IT und Abschlussprüfung (Praxis-/Hinweisformat zum IT-Einsatz in der Abschlussprüfung)