Prozessoptimierung nach PeP 7: sieben Kennzahlen für Ihr Ingenieurbüro
Klare Abläufe und belastbare Zahlen für Planungsbüros
Gute Software allein macht ein Büro noch nicht wirtschaftlich. Es braucht auch klare Abläufe und Zahlen, auf die Sie sich verlassen können. visuplus® orientiert sich an den sieben Kennzahlen der Praxisinitiative erfolgreiches Planungsbüro (PeP 7) und bildet sie direkt im System ab. So sehen Sie schwarz auf weiß, wo Ihr Büro steht, und steuern Ihre Projekte nach Zahlen statt nach Bauchgefühl.
Kennzahlen, mit denen sich Planungsbüros untereinander vergleichen: visuplus® orientiert sich an den sieben Kennzahlen von PeP 7.
Gedacht für Ingenieur- und Planungsbüros ab etwa 100 Mitarbeitenden, die ihre Organisation auf verlässliche Zahlen stellen wollen.
Schaffen Sie einheitliche, dokumentierte Abläufe, auf denen Ihr Qualitätsmanagement aufbauen kann.
Fragen an Entscheider
Wenn jeder es anders macht, kostet das Geld
Viele Planungsbüros wachsen schneller, als ihre internen Abläufe mitwachsen. Prozesse leben in den Köpfen einzelner Mitarbeiter, jede Projektleitung rechnet ein bisschen anders, und wenn eine erfahrene Kollegin ausfällt, fehlt plötzlich das Wissen. Für die Geschäftsführung heißt das: Sie steuert ein Millionengeschäft, ohne jederzeit verlässliche Zahlen zur Hand zu haben. Drei Fragen bleiben dann typischerweise offen.
Ergebnisbeitrag je Projekt
visuplus® ermittelt Soll-Stunden und Einzelkosten nach derselben Logik wie die Kennzahlen und stellt sie der Nachkalkulation gegenüber. So sehen Sie je Projekt, ob es rentabel ist, und steuern nach Zahlen statt nach Bauchgefühl.
Produktivität in Zahlen
Arbeitskostenquote, Projektstundenanteil, Umsatzziel: Die sieben Kennzahlen nach dem PeP-7-Modell entstehen in visuplus® automatisch aus Ihren Projekt-, Zeit- und Abrechnungsdaten, ohne Nebenrechnungen und ohne Excel-Tabellen.
Frühwarnung im Projekt
Weil alle Werte aus einer zentralen Datenbank stammen, sehen Sie tagesaktuell im Firmen-Control-Center, wo ein Projekt vom Plan abweicht, und können gegensteuern, bevor der Auftrag das Ergebnis belastet.
PEP 7 IM ÜBERBLICK
Was ist PeP 7?
PeP 7 ist ein Kennzahlensystem der Praxisinitiative erfolgreiches Planungsbüro e.V., mit dem sich Ingenieur- und Planungsbüros wirtschaftlich vergleichen lassen. Die 7 im Namen steht für sieben betriebswirtschaftliche Kennzahlen, von der Umsatzrendite bis zu den Aufwandswerten. Wer diese Werte für das eigene Büro kennt, weiß, wo er im Branchenvergleich steht, und hat einen roten Faden, an dem er seine Organisation ausrichten kann.
visuplus® arbeitet unabhängig von der Praxisinitiative und ist kein Lizenznehmer. Wir orientieren uns an diesen Kennzahlen, weil sie sich in der Praxis bewährt haben, und bilden ihre Logik direkt in der Software ab, sodass Sie ohne Nebenrechnungen und Excel-Tabellen damit arbeiten können.
KENNZAHLEN & CONTROLLING
Die sieben Kennzahlen nach PeP 7, direkt aus dem System
In visuplus® entstehen die Kennzahlen automatisch aus Ihren laufenden Projekt-, Zeit- und Abrechnungsdaten. Sie müssen nichts doppelt erfassen, die Zahlen sind ein Nebenprodukt Ihrer täglichen Arbeit. Was die einzelnen Werte bedeuten und woher visuplus® sie nimmt:
Umsatzrendite
Die Umsatzrendite ist die klassische Antwort auf die Frage, ob sich das Geschäft lohnt: Sie setzt den Gewinn ins Verhältnis zum Nettoumsatz eines Jahres. Viele Büros kennen ihren Umsatz auf den Euro genau, aber nicht, was davon nach Personal, Miete und Fremdleistungen tatsächlich bleibt. Genau diese Lücke schließt die Umsatzrendite, und sie ist die Zahl, nach der Sie im Branchenvergleich zuerst gefragt werden.
Was sie zeigt: wie viel vom Umsatz am Ende als Ergebnis übrig bleibt, unabhängig von der Größe des Büros.
Warum sie zählt: Ein volles Auftragsbuch sagt nichts über den Ertrag. Erst diese Zahl macht sichtbar, ob Wachstum auch Gewinn bringt.
Woher visuplus® sie nimmt: aus den erfassten IST-Kosten und Umsätzen des Büros, ohne Nebenrechnung.
Umsatzziel (Umsatz je Mitarbeiter)
Das Umsatzziel ist der Nettoumsatz je Vollzeitkraft, gerechnet über alle Mitarbeitenden vom Inhaber bis zur kaufmännischen Kraft. Teilzeitkräfte gehen anteilig ein, sodass Büros mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen vergleichbar bleiben. Die Zahl zeigt, wie viel Umsatz Ihre Organisation je Kopf trägt, und ist damit die Grundlage für jede Personalentscheidung, vom nächsten Einstellungsgespräch bis zur Frage, ob ein Standort sich selbst trägt.
Was es zeigt: wie viel Umsatz Ihr Büro je Kopf erwirtschaftet.
Warum es zählt: Passt die Personalstärke zum Auftragsvolumen? Diese Zahl beantwortet das, bevor die Auslastung kippt.
Woher visuplus® es nimmt: Vollzeitäquivalente aus der Personalverwaltung, Umsatz aus der Rechnungsstellung.
Arbeitskostenquote
Die Arbeitskostenquote gibt an, welchen Anteil Personal- und Fremdkosten an den Gesamtkosten haben. In einem Planungsbüro ist das der mit Abstand größte Kostenblock, deshalb entscheidet diese Quote mehr über die Wirtschaftlichkeit als jede andere Ausgabe. Wer sie über mehrere Jahre verfolgt, erkennt Verschiebungen früh, etwa wenn Fremdleistungen zunehmen oder Gehälter schneller steigen als die Honorare.
Was sie zeigt: den größten Kostenblock eines Planungsbüros im Verhältnis zum Ganzen.
Warum sie zählt: Steigt die Quote, ohne dass der Umsatz mitzieht, wird das Büro teurer als seine Leistung. Das fällt hier zuerst auf.
Woher visuplus® sie nimmt: aus den jährlich erfassten IST-Kosten nach Kostenarten.
Projektstundenanteil
Der Projektstundenanteil zeigt, wie viel der bezahlten Arbeitszeit tatsächlich auf Projekte und Wartungsverträge fließt, getrennt für Inhaber und technische Mitarbeiter. Zwischen einer vollen Arbeitswoche und den Stunden, die sich einem Auftraggeber zuordnen lassen, liegen Besprechungen, Angebote, Weiterbildung und Verwaltung. Wie groß dieser Abstand ist, wissen die wenigsten Büros genau, und genau dort entscheidet sich, ob die Kalkulation am Ende aufgeht.
Was er zeigt: den Anteil produktiver Stunden an allen Soll-Stunden.
Warum er zählt: Er ist die ehrlichste Kennzahl für Produktivität, weil er Verwaltung, Akquise und Leerlauf sichtbar macht.
Woher visuplus® ihn nimmt: aus der Arbeitszeiterfassung, in der jede Stunde einem Projekt oder einer Tätigkeit zugeordnet ist.
Mittlerer Bürostundensatz
Der mittlere Bürostundensatz sind die Gesamtkosten des Büros ohne Fremdkosten, verteilt auf alle geleisteten Projektstunden. Er ist bewusst ein Durchschnitt über das ganze Büro, nicht der Satz einer einzelnen Person, und deshalb die verlässliche Größe für Angebote, in denen mehrere Mitarbeitende zusammenarbeiten. Wer ihn kennt, weiß, ab welchem Honorar ein Auftrag das Büro trägt und ab wann er es belastet.
Was er zeigt: was eine Projektstunde Ihr Büro im Durchschnitt wirklich kostet.
Warum er zählt: Er ist die Untergrenze für jede Kalkulation und die Basis, auf der Sie Ihr Honorar begründen.
Woher visuplus® ihn nimmt: je Niederlassung aus IST-Kosten und Zeiterfassung.
Gemeinkostenfaktor
Der Gemeinkostenfaktor setzt die gesamten Bürokosten ins Verhältnis zu den Kosten, die direkt auf Projekte entfallen. Miete, Software, Geschäftsführung und Verwaltung erwirtschaften selbst kein Honorar, müssen aber von jeder Projektstunde mitgetragen werden. Der Faktor sagt Ihnen, wie schwer dieser Rucksack ist, und er ist die Stellschraube, an der wachsende Büros am häufigsten Rendite verlieren, ohne es an der Auslastung zu merken.
Was er zeigt: wie viel Gemeinkosten jede Projektstunde mittragen muss.
Warum er zählt: Er macht Kalkulationen zwischen Projekten und Jahren vergleichbar und deckt auf, wenn die Verwaltung schneller wächst als die Projektarbeit.
Woher visuplus® ihn nimmt: aus der Aufteilung der IST-Kosten in Einzel- und Gemeinkosten.
Aufwandswerte
Aufwandswerte setzen den Projektaufwand ins Verhältnis zu einer Messgröße, etwa dem Bruttorauminhalt eines Gebäudes oder den Kilometern einer Trasse. So wird aus jedem abgeschlossenen Projekt eine Vergleichsgröße, die unabhängig von Bauherr und Standort trägt. Beim nächsten Angebot kalkulieren Sie dann nicht aus dem Gefühl, sondern aus den eigenen Werten der letzten Jahre, und Sie sehen sofort, wenn ein Projekt aus dem Rahmen fällt.
Was sie zeigen: den Aufwand je Einheit, vergleichbar über Projekte hinweg.
Warum sie zählen: Sie machen aus abgeschlossenen Projekten Erfahrungswerte für die nächste Kalkulation, statt jedes Angebot neu zu schätzen.
Woher visuplus® sie nimmt: aus einer Messgröße, die je Projekt und Wartungsvertrag im Projektkopf mitgeführt wird.
Voraussetzungen im Büro
Damit die Kennzahlen belastbar sind, braucht es drei Dinge, die visuplus® ohnehin mitbringt. Wer sie einmal eingerichtet hat, bekommt die Auswertung danach ohne Zusatzaufwand.
Arbeitszeiten auf Projekten: Jede Stunde wird in der Arbeitszeiterfassung einem Projekt oder einer Tätigkeit zugeordnet.
IST-Kosten nach Kostenarten: Die Kosten des Jahres werden einmal erfasst, getrennt nach Einzel- und Gemeinkosten.
Gepflegte Stammdaten: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist einer Mitarbeiterart und einer Kostenstelle zugeordnet.
Alle Werte an einem Ort
Die Kennzahlen laufen im Firmen-Control-Center zusammen und stehen zusätzlich in der Liquiditätsvorschau bereit. Sie müssen nichts zusammensuchen, die Auswertung ist Teil des Systems.
Firmen-Control-Center: alle Kennzahlen des Büros auf einer Seite, tagesaktuell aus der zentralen Datenbank.
Liquiditätsvorschau: dieselben Werte im Zusammenhang mit Ihrer Liquiditätsplanung.
Soll-Stunden und Einzelkosten je Projekt: nach derselben Logik ermittelt, damit Kalkulation und Nachkalkulation vergleichbar bleiben.
Produktansicht folgt
Die Kennzahlen-Auswertung in visuplus® (Beispieldaten)
KENNZAHLEN & HOAI
Zahlen, mit denen Sie Ihr Honorar begründen
Seit die HOAI keine verbindlichen Mindestsätze mehr kennt, müssen Planungsbüros ihre Honorare selbst begründen können. Wer den eigenen mittleren Bürostundensatz und den Gemeinkostenfaktor kennt, verhandelt auf einer anderen Grundlage: mit belegten Zahlen aus dem eigenen Büro statt mit Erfahrungswerten. Genau diese Werte haben Sie in visuplus® zur Hand, wenn Sie Ihr Honorar nach HOAI kalkulieren.
IHR NUTZEN
Was Sie davon haben: ein Büro, das Sie mit Fakten führen
Planbar wirtschaften
Kalkulation und Nachkalkulation liegen auf derselben Grundlage. Sie erkennen früh, ob ein Projekt hält, was es versprochen hat.
Ehrliche Zahlen
Umsatzrendite, Bürostundensatz und Gemeinkostenfaktor entstehen aus Ihren echten Daten, nicht aus Schätzungen oder Nebenrechnungen.
Einheitliche Abläufe
Alle Projektleitungen arbeiten nach denselben Regeln. Das senkt Reibungsverluste und macht Ihr Büro unabhängiger vom Wissen Einzelner.
Wachstum mit Übersicht
Klar definierte Prozesse tragen auch bei steigender Projekt- und Mitarbeiterzahl. Neue Kolleginnen und Kollegen finden sich schneller zurecht.
WISSEN & TRANSPARENZ
Für Ihre Entscheidungssicherheit: Antworten auf die wichtigsten Fragen
Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!
Haben Sie Fragen oder wünschen Sie eine persönliche Präsentation von visuplus®? Unser Vertriebsteam steht Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns einfach über das Formular, wir melden uns umgehend bei Ihnen.