Digitales Dokumentenmanagement: Jedes Dokument. Jederzeit. Revisionssicher an einem Ort.
Beenden Sie die zeitraubende Suche nach Plänen, Protokollen und E-Mails. Mit dem visuplus® ECM schaffen Sie eine zentrale, GoBD-konforme digitale Projektakte und stellen sicher, dass Ihr gesamtes Team immer auf dem aktuellen Stand arbeitet.
Speziell für die Anforderungen von Planungsbüros (Baupläne, Protokolle, Schriftverkehr)
Skalierbar für höchste Datenvolumen und komplexe Projektstrukturen
GoBD-konform und revisionssicher für maximale rechtliche Sicherheit
Fragen an Entscheider
Wo verlieren Sie wertvolle Zeit und riskieren Compliance-Probleme?
Rechtssicherheit & Compliance
visuplus® schafft Fakten. Unser System sorgt für die revisionssichere Ablage aller steuerrelevanten Dokumente wie Eingangsrechnungen – unveränderbar und lückenlos protokolliert. So minimieren Sie Ihr unternehmerisches Risiko und blicken jeder Prüfung gelassen entgegen.
Effizienz & Suchaufwand
Beenden Sie die Suche. Dank der zentralen Ablage und einer leistungsstarken Volltextsuche finden Ihre Mitarbeiter jedes Dokument in Sekunden. Das steigert die Effizienz und gibt Ihrem Team Zeit für die eigentliche Projektarbeit zurück.
Informationssilos & Zusammenarbeit
visuplus® bricht Silos auf. Jedes Dokument wird direkt dem richtigen Projekt zugeordnet. Ob E-Mail, XRechnung oder CAD-Plan: Alle Informationen sind an einem zentralen Ort gebündelt und für alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit zugänglich.
Dokumentenmanagement mit visuplus®
visuplus® ECM: Bringen Sie System und Sicherheit in Ihr Dokumentenmanagement.
Verstreute Dateien auf Netzlaufwerken, volle E-Mail-Postfächer und Papierberge sind die größten Effizienzkiller in Planungsbüros. Mit unserem Enterprise-Content-Management-System auf Basis der bewährten Technologie unseres Partners windream schaffen wir eine zentrale, digitale Wahrheit. Alle Dokumente, die Sie erhalten, selbst erstellen oder die von Drittanbietersoftware erzeugt werden, fließen in ein einziges, logisches und absolut sicheres System. Das ist die Grundlage für das digitale Büro der Zukunft.
Dokumentenmanagement mit visuplus®
Ihre Werkzeuge für ein lückenloses Informationsmanagement
Die digitale Projektakte – Das Ende des Chaos
Das Herzstück unseres DMS ist die digitale Projektakte. Anstatt in unzähligen Ordnern zu suchen, sind alle Dokumente logisch mit dem jeweiligen Projekt verknüpft.
Alle Dokumententypen: Egal ob CAD-Pläne, Word-Protokolle, eingescannte Belege, PDF-Gutachten oder E-Mails – alles ist an einem Ort auffindbar.
Kontextbezogene Ablage: Jede Datei wird direkt mit einem Projekt, einem Kunden, einer Rechnungsposition verknüpft.
Automatisierte Ablage: Eingehende E-Mails können per Drag & Drop archiviert und Dokumente aus visuplus® automatisch korrekt zugeordnet werden.
Revisionssichere Archivierung – GoBD-konform und prüfungssicher
Erfüllen Sie mühelos die strengen gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Geschäftsunterlagen. Unser System garantiert eine unveränderbare und nachvollziehbare Archivierung.
Unveränderbarkeit: Einmal archivierte Dokumente, wie eine Eingangsrechnung, können nicht mehr unbemerkt verändert oder gelöscht werden.
Lückenlose Versionierung: Jede Bearbeitung erzeugt eine neue, nachvollziehbare Version. Sie können jederzeit auf ältere Stände zugreifen.
Protokollierung: Jeder Zugriff und jede Änderung wird im Hintergrund protokolliert, was eine lückenlose Historie schafft.
Intelligente Suche – Finden statt Suchen
Die beste Ablage ist nutzlos, wenn Sie die Informationen nicht schnell wiederfinden. Unsere Suchfunktion ist eines der leistungsstärksten Werkzeuge des Systems.
Volltextsuche: Suchen Sie nach Inhalten, nicht nur nach Dateinamen. Das System durchsucht Tausende von Dokumenten, E-Mails und Scans in Sekundenschnelle.
Metadaten-Suche: Filtern Sie Ihre Suche präzise nach Kriterien wie Projektname, Datum, Dokumententyp oder Bearbeiter.
Skalierbares Lizenzmodell – Passgenau für Ihr Büro
Jedes Büro hat andere Anforderungen. Deshalb wächst unser DMS mit Ihnen. Sie entscheiden, wie umfassend Sie die Digitalisierung vorantreiben möchten:
Stufe 1 (Basis): Starten Sie mit der revisionssicheren Archivierung der wichtigsten Belege für die Buchhaltung.
Stufe 2 (Erweiterung): Integrieren Sie die Projektleitung und Geschäftsführung durch die Archivierung des projektkritischen E-Mail-Verkehrs.
Stufe 3 (Komplettlösung): Rollen Sie das System im gesamten Unternehmen aus und erfassen Sie alles revisionssicher.
Dokumentenmanagement mit visuplus®
Ihr Gewinn mit einem zentralen Dokumentenmanagement
Die Umstellung auf ein integriertes ECM-System ist mehr als eine technische Neuerung – es ist eine strategische Unternehmensentscheidung, die sich in vier Kernbereichen direkt für Ihr Unternehmen auszahlt:
Risikominimierung
Handeln Sie GoBD-konform und schaffen Sie eine prüfungssichere Dokumentation, die vor rechtlichen und finanziellen Nachteilen schützt.
Massive Effizienzsteigerung
Reduzieren Sie den Suchaufwand im gesamten Unternehmen und geben Sie Ihren Fachkräften mehr Zeit für wertschöpfende Arbeit.
Verbesserte Zusammenarbeit
Sorgen Sie für absolute Transparenz, indem Sie sicherstellen, dass alle Projektbeteiligten jederzeit auf dieselben, aktuellen Informationen zugreifen.
Wissenssicherung
Machen Sie projektkritisches Wissen unabhängig von einzelnen Mitarbeitern und sichern Sie Ihr Know-how zentral im Unternehmen.
Zusammengefasst schaffen Sie eine Organisation, die schneller, sicherer und transparenter agiert und für die Herausforderungen der digitalen Zukunft bestens gewappnet ist.
Dokumentenmanagement mit visuplus®
Im Zusammenspiel: Vom Posteingang zur prüfungssicheren Kostenkontrolle
Das Dokumentenmanagement in visuplus® ist kein passives Archiv, sondern eine aktive Drehscheibe für Ihre unternehmensweiten Informationen. Jeder Plan, jede E-Mail und jede Rechnung wird zum integralen Bestandteil Ihrer digitalen Prozesse. Erleben Sie an einem typischen Beispiel, wie alle Rädchen ineinandergreifen, um für maximale Transparenz und Effizienz zu sorgen:
Das Fazit für Sie als Geschäftsführer:
„Ein einzelnes Dokument durchläuft vier verschiedene Unternehmensbereiche – ohne einen einzigen Medienbruch, ohne manuelle Übertragung und ohne Informationsverlust. Das ist die Stärke eines tief integrierten Systems: Es schafft nicht nur Ordnung, sondern liefert Ihnen die lückenlose Datengrundlage für eine sichere und profitable Unternehmenssteuerung.“
Dokumentenmanagement mit visuplus®
Relevante Module zur Dokumentenverwaltung
Jedes Büro hat individuelle Anforderungen an das Dokumentenmanagement. Deshalb ist visuplus® modular aufgebaut. Ob Sie mit einer sicheren, projektbezogenen Dokumentenablage starten oder sofort ein unternehmensweites, revisionssicheres Enterprise-Content-Management-System (ECM) implementieren möchten – Sie wählen die Bausteine, die exakt zu Ihrer Strategie passen. Die folgenden Module bilden die technologische Grundlage für Ihr digitales Büro:
Dokumentenmanagement mit visuplus®
Für Ihre Entscheidungssicherheit: Antworten auf die wichtigsten Fragen
Lassen Sie uns ins Gespräch kommen!
Haben Sie Fragen oder wünschen Sie eine persönliche Präsentation von visuplus®? Unser Vertriebsteam steht Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns einfach über das Formular – wir melden uns umgehend bei Ihnen.