Antworten auf die wichtigsten Fragen zu visuplus®

visuplus® ist eine umfassende ERP-Software (Enterprise-Resource-Planning), die speziell für die kaufmännischen und organisatorischen Anforderungen von Architektur- und Ingenieurbüros im deutschsprachigen Raum entwickelt wurde.
Es ist die ideale Lösung für etablierte, wachsende Büros (insbesondere ab 50 Mitarbeitern), die Insellösungen ablösen und ihre gesamten Unternehmensprozesse – von der Akquise über die Projektsteuerung und HOAI-Abrechnung bis zum strategischen Controlling – in einem einzigen, durchgängigen System abbilden und professionalisieren möchten.

Im Gegensatz zu generischen Anbietern konzentriert sich visuplus® zu 100 % auf die Wertschöpfungskette und die kaufmännischen Prozesse von Planungsbüros. Unsere drei Haupt-Differenzierungsmerkmale sind:

1. Branchen-Spezialisierung: Wir bilden die für Sie entscheidenden Prozesse nativ in der Software ab. Dazu gehören nicht nur Normen wie die HOAI oder Prozessmodelle in Anlehnung an PeP 7, sondern vor allem branchenspezifische Abrechnungsarten wie kumulierte Rechnungen, Abschlagsrechnungen und die Verwaltung von Sicherheitseinbehalten. Sie erhalten kein angepasstes Standardprodukt, sondern eine maßgeschneiderte Lösung.
2. Alles aus einer Hand: visuplus® ist keine Ansammlung von Einzelmodulen, sondern ein tief integriertes Gesamtsystem. Daten werden nur einmal erfasst und stehen sofort im Controlling, in der Rechnungslegung oder im DMS zur Verfügung.
3. Strategische Partnerschaft: Wir verkaufen nicht nur Software, sondern bieten mit der Implementierung auch eine Prozessberatung an, um die Effizienz Ihres gesamten Unternehmens zu steigern.

Sie profitieren von Funktionen, die exakt auf Ihre geschäftskritischen Prozesse zugeschnitten sind:

• HOAI-konforme Abrechnung: Honorarermittlung und Abrechnung aller Leistungsphasen nach den aktuellen und vergangenen HOAI-Versionen.
• Rechtssicheres Dokumentenmanagement: GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung Ihrer Pläne, E-Mails und Dokumente, optional mit IDW PS 880 Testat.
• Branchenspezifisches Controlling: Sie steuern Ihr Büro nicht mit allgemeinen BWL-Kennzahlen, sondern mit praxiserprobten KPIs (z.B. nach PeP 7), die Ihnen wirklich relevante Einblicke in die Profitabilität von Projekten und Leistungsphasen geben.

visuplus® wird als On-Premises-Lösung auf Ihrer eigenen IT-Infrastruktur (Ihrem Server, private Cloud, Sovereign Cloud) installiert. Dies gibt Ihnen die maximale Kontrolle und Sicherheit über Ihre sensiblen Unternehmens- und Projektdaten. Sie sind nicht von externen Rechenzentren abhängig und behalten die volle Datenhoheit.

visuplus® läuft in einer stabilen und bewährten Microsoft-Umgebung. Sie benötigen einen Windows-Server (aktuelle Versionen werden unterstützt) als zentralen Datenbankserver auf dem Firebird läuft, für das DMS wird postgrsql oder Microsoft SQL unterstützt. Die Arbeitsplätze greifen über eine Client-Anwendung auf diese zentrale Datenbank zu. Genaue Spezifikationen für Server und Clients stellen wir Ihnen im Rahmen eines technischen Vorgesprächs passend zu Ihrer Unternehmensgröße bereit.

Unser Lizenzmodell ist transparent und skalierbar. Sie erwerben Lizenzen pro benanntem Benutzer (Named-User-Lizenzen). Das Basispaket enthält bereits einen umfassenden Satz an Kernfunktionen. Je nach Bedarf können Sie dieses durch spezialisierte Zusatzmodule (z.B. für HOAI, ECM oder mobiles Arbeiten) erweitern. Für einen schnellen Einstieg und maximale Skalierbarkeit haben wir zudem drei vorkonfigurierte Editionen: Newcomer, Professional und Enterprise.

Wir verstehen uns als Ihr strategischer Partner. Unser Support wird direkt von unseren hauseigenen Experten geleistet, die unsere Software bis ins letzte Detail kennen und ein tiefes Verständnis für die typischen Herausforderungen in Planungsbüros mitbringen.

Im Rahmen eines Software-Wartungsvertrages sichern wir Ihnen feste Servicezeiten und eine schnelle Reaktionszeit auf Ihre Anfragen zu. Unser Ziel ist es, nicht nur technische Probleme zu lösen, sondern Sie auch bei der optimalen Nutzung der Software proaktiv zu unterstützen. Einfache Anwendungsfragen wie „Wie mache ich…?“ werden zudem rund um die Uhr von unserem intelligenten Assistenten vpGPT direkt im Programm beantwortet.

Updates werden von uns zentral entwickelt und Ihnen im Rahmen Ihres Wartungsvertrages regelmäßig zur Verfügung gestellt. Ein Update enthält nicht nur technische Verbesserungen und neue Funktionen, sondern berücksichtigt auch wichtige gesetzliche Änderungen (z.B. Anpassungen der HOAI oder neue steuerrechtliche Anforderungen), sodass Ihre Software stets auf dem neuesten Stand und rechtssicher bleibt.

Die Datensicherheit hat bei uns höchste Priorität und wird durch ein mehrstufiges Konzept gewährleistet:

• Datenhoheit: Da die Software auf Ihren eigenen Servern läuft, verlassen Ihre Daten Ihr Unternehmen nicht.
• Zugriffsrechte: Ein detailliertes Benutzerrollen-Konzept stellt sicher, dass Mitarbeiter nur die Daten sehen und bearbeiten können, für die sie eine Freigabe haben.
• Compliance: Für höchste Sicherheits- und Compliance-Anforderungen bieten wir in der Enterprise Edition ein nach IDW PS 880 testiertes System an.
• Protokollierung für große Unternehmen: Alle relevanten Änderungen im System werden im Hintergrund unveränderbar protokolliert. (Zusatzmodul Auditmanager)

Ja, die nahtlose Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft ist eine unserer Kernstärken. Wir bieten standardisierte Schnittstellen zu den wichtigsten Systemen in Planungsbüros:

• DATEV-Schnittstelle für die reibungslose Übergabe der Finanzbuchhaltungsdaten an Ihren Steuerberater.
• Microsoft Office-Integration (Outlook, Word, Excel) zur Synchronisation von Kontakten und zur Dokumentenerstellung.
• windream ECM als tief integriertes Dokumentenmanagementsystem.
• Banking-Schnittstellen (SEPA, MT940) zur Digitalisierung Ihres Zahlungsverkehrs.
• HR-Software: Anbindungen an moderne Personalmanagement-Systeme (z.B. Personio, Rexx) sind über unsere offene Architektur möglich oder bereits in Planung – sprechen Sie uns an.
• Weitere Schnittstellen: Bewährte Anbindungen wie TAPI (Telefonie), individuelle Lösungen für GAEB (AVA-Software) und eine ODBC-Anbindung für den flexiblen Datenexport sind ebenfalls verfügbar oder realisierbar.

Grundsätzlich gilt: Dank unserer modernen Architektur können wir Systeme anbinden, die über eine REST-API verfügen. Kontaktieren Sie uns gerne mit Ihren spezifischen Anforderungen.

Unsere Preisstruktur finden Sie direkt hier auf der Startseite. Dort haben wir alle Preismodelle übersichtlich für Sie zusammengefasst.

visuplus® schafft ein zentrales, digitales Fundament für Ihre Projekte. In der integrierten Projektverwaltung legen Sie von Beginn an eine klare Struktur an – beispielsweise nach den Leistungsphasen der HOAI oder individuellen Bürostandards.

Über definierte Projektphasen, Aufgaben und Termine planen Sie Abläufe transparent und nachvollziehbar. Abhängigkeiten, Verantwortlichkeiten und Fristen lassen sich direkt im System abbilden, wodurch der Projektfortschritt jederzeit nachvollziehbar bleibt.

Diese Planung bildet zugleich die Basis für die Ressourcenzuweisung, Arbeitszeiterfassung und das Projektcontrolling. So arbeiten alle im Unternehmen nach einer gemeinsamen, verbindlichen Struktur und behalten Kosten, Termine und Zuständigkeiten im Blick.

Ja, absolut. visuplus® ist explizit für das Multi-Projektmanagement in sehr großen Planungsbüros ausgelegt. Das Firmen-Control-Center und das Projekt-Cockpit sind darauf spezialisiert, Ihnen eine übergeordnete Sicht auf Ihr gesamtes Projektportfolio zu geben.

Sie sehen auf einen Blick den Status aller laufenden Projekte und können per Klick in die Details jedes einzelnen Projekts eintauchen. Dies ermöglicht es der Geschäftsführung und den Projektleitern, den Überblick zu behalten, Prioritäten strategisch zu setzen und Ressourcen unternehmensweit optimal zu verteilen, anstatt jedes Projekt als isoliertes Silo betrachten zu müssen.

visuplus® schafft eine „Single Source of Truth“ und sorgt für maximale Transparenz, was die Grundlage für eine effiziente Teamarbeit ist.

• Zentrale Informationsbasis: Alle Teammitglieder greifen auf dieselben, stets aktuellen Projektdaten, Dokumente und Pläne zu. Die Suche nach der richtigen Version entfällt.
• Klare Verantwortlichkeiten: Aufgaben, Zuständigkeiten und Deadlines werden zentral im System zugewiesen und sind für alle Beteiligten nachvollziehbar.
• Durchgängiger Datenfluss: Informationen fließen nahtlos zwischen den Abteilungen. Die auf der Baustelle mobil erfassten Stunden eines Mitarbeiters stehen dem Projektleiter sofort im Controlling und der Buchhaltung für die Rechnungsstellung zur Verfügung. Das reduziert Abstimmungsaufwand und vermeidet Fehler.

In visuplus® werden Dokumente nicht in unübersichtlichen Ordnerstrukturen abgelegt, sondern immer im direkten Kontext zu einem Geschäftsvorfall. Jedes Dokument – ob E-Mail, Plan, Protokoll oder Eingangsrechnung – wird direkt mit dem zugehörigen Projekt, der Adresse oder dem Beleg verknüpft.

Mit unserem vollintegrierten Enterprise-Content-Management-System (visuplus® ECM auf Basis von windream) gehen wir noch einen Schritt weiter: Alle Dokumente werden in einer zentralen, datenbankgestützten und revisionssicheren Umgebung gespeichert. Für den Anwender erscheint das System dabei wie ein normales Netzlaufwerk, was die Bedienung extrem intuitiv macht, während im Hintergrund eine lückenlose und GoBD-konforme digitale Projekt- und Personalakte entsteht.

Ja, die lückenlose Versionierung ist ein zentraler Bestandteil unseres ECM-Systems. Jedes Mal, wenn ein Dokument bearbeitet und neu gespeichert wird, wird eine neue Version erzeugt, ohne die alte zu überschreiben.

Dies gibt Ihnen die strategische Sicherheit, dass Sie jederzeit auf frühere Bearbeitungsstände zugreifen können. Änderungen werden transparent protokolliert und sind vollständig nachvollziehbar. Damit eliminieren Sie das Risiko, dass Informationen versehentlich überschrieben oder gelöscht werden und schaffen eine revisionssichere Ablage, die auch bei rechtlichen Auseinandersetzungen Bestand hat.

Die Zugriffssicherheit wird durch ein detailliertes und flexibles Benutzerrechte-Konzept auf mehreren Ebenen gewährleistet:

• Modulebene: Sie definieren, welche Mitarbeiter Zugriff auf ganze Programmbereiche wie das Personalwesen oder die Finanzbuchhaltung haben.
• Projektebene: Innerhalb der Projekte können Sie Lese- und Schreibrechte für einzelne Projektbeteiligte oder ganze Teams steuern.
• Dokumentenebene: Sie können sogar festlegen, welche Benutzergruppen auf bestimmte Dokumentenarten (z.B. Verträge) zugreifen dürfen.

Dieses granulare Rechtesystem stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter exakt nur die Informationen sieht und bearbeiten kann, die für seine jeweilige Aufgabe relevant sind. Das schützt sensible Unternehmensdaten und ist ein Grundpfeiler für die Einhaltung von Compliance- und Datenschutzvorgaben (DSGVO).

Weiterhin können über ein Zusatzmodul auch Rollen angelegt werden.

Ja. Der Austausch von Dokumenten mit externen Partnern (z.B. Fachplanern, Bauherren) ist ein integraler Bestandteil der Prozesse. Sie können jedes Dokument direkt aus visuplus® heraus, beispielsweise als E-Mail-Anhang, versenden.

Der entscheidende Vorteil für Ihre Unternehmenssicherheit: Sie geben Externen keinen direkten Zugriff auf Ihr zentrales System. Die Datenhoheit und die Kontrolle über das Originaldokument verbleiben jederzeit vollständig bei Ihnen im Unternehmen.

visuplus® bietet Ihnen maximale Flexibilität, um Zeiten dort zu erfassen, wo sie anfallen – lückenlos und ohne Medienbrüche.

• Am Desktop: Im Büro erfassen Ihre Mitarbeiter ihre Stunden komfortabel direkt in der visuplus® Anwendung. Die Erfassung erfolgt wahlweise als Kommt-/Geht-Zeit oder zusätzlich durch direkte Eingabe auf die jeweiligen Projekte und Leistungsphasen.
• Mobil per App & Web: Mit unserem Zusatzmodul vpTask können Mitarbeiter auf der Baustelle, im Home-Office oder auf Reisen ihre Zeiten, Spesen und Fahrten einfach per Smartphone-App oder über jeden beliebigen Webbrowser buchen. Die Daten werden in Echtzeit mit dem zentralen System synchronisiert und stehen sofort für Auswertungen und die Abrechnung zur Verfügung.

Ja, visuplus® unterstützt die sogenannte „Kommt-Geht-Zeiterfassung“, die wie eine digitale Stempeluhr funktioniert. Mitarbeiter können ihren Arbeitsbeginn, Pausen und das Arbeitsende exakt erfassen.

Der strategische Vorteil für Sie als Geschäftsführer liegt darin, eine präzise und manipulationssichere Grundlage für die Lohnbuchhaltung, die Verwaltung von Gleitzeitkonten und die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitdokumentation zu schaffen.

Ja, das ist ein zentrales Funktionsprinzip von visuplus®. Jede erfasste Arbeitsstunde wird nicht nur einem Mitarbeiter, sondern immer auch direkt einem Projekt und einer spezifischen Leistungsphase (z.B. nach HOAI) oder einer definierten Aufgabe zugeordnet.

Diese direkte Verknüpfung ist die entscheidende Datengrundlage für Ihr Controlling. Nur so können Sie die Rentabilität Ihrer Projekte und einzelner Leistungsphasen valide auswerten, präzise Rechnungen erstellen und transparente Leistungsnachweise für Ihre Auftraggeber auf Knopfdruck generieren.

Die erfassten Zeiten sind die Basis für eine Vielzahl strategischer Auswertungen, die Ihnen volle Transparenz über die wertvollste Ressource Ihres Unternehmens geben: die Zeit Ihrer Mitarbeiter.

• Projekt-Auswertungen: Detaillierte Soll-Ist-Vergleiche von gebuchten Stunden im Verhältnis zur ursprünglichen Kalkulation.
• Mitarbeiter-Auswertungen: Übersicht über Produktivstunden, Überstunden, Urlaubs- und Krankheitstage.
• Leistungsnachweise: Erstellung von prüffähigen Nachweisen für Ihre Rechnungen mit detaillierter Auflistung der erbrachten Leistungen.
• Unternehmens-Auswertungen: Analyse der Stundenverteilung auf verschiedene Projekte, Kunden oder Leistungsbereiche zur Identifikation von rentablen und unrentablen Tätigkeiten.
• Individuelle Berichte: Mit der vReports Reportengine können Sie maßgeschneiderte Auswertungen nach Ihren spezifischen unternehmerischen Fragestellungen erstellen.

Ja. visuplus® ist darauf ausgelegt, den gesamten Abrechnungsprozess zu beschleunigen und den manuellen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Die Software generiert Rechnungen (z.B. Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen) auf Basis der zuvor im System erfassten Daten.

Der strategische Vorteil für Sie: Da alle abrechenbaren Leistungen – wie erfasste Arbeitsstunden oder dokumentierte Leistungsstände nach HOAI – direkt als Rechnungsgrundlage dienen, vermeiden Sie Fehler, vergessen keine abrechenbaren Positionen mehr und beschleunigen Ihren Cashflow signifikant, da Rechnungen schneller und korrekter erstellt werden.

Ja, Sie können in den Stammdaten und Belegen alle gängigen Zahlungsarten hinterlegen und verwalten.

Darüber hinaus digitalisieren wir Ihren kompletten Zahlungsverkehr. Mit dem Modul „Automatisches Zahlungswesen“ erstellen Sie SEPA-Lastschrift- und Überweisungsdateien direkt aus der Software heraus, die Sie einfach bei Ihrer Bank einreichen können. Das eliminiert die manuelle Erfassung im Online-Banking, spart wertvolle Zeit und reduziert die Fehleranfälligkeit bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs.

Das Mahnwesen in visuplus® ist ein systematischer, mehrstufiger Prozess, der Ihnen hilft, Ihre Liquidität proaktiv zu sichern. Auf Basis der Offene-Posten-Verwaltung identifiziert die Software automatisch alle überfälligen Rechnungen.

Anschließend können Sie in einem Mahnlauf für alle fälligen Posten die nächste Mahnstufe auslösen – von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung. Die Mahngebühren und Verzugszinsen werden dabei automatisch berechnet. Dieser hohe Automatisierungsgrad sorgt dafür, dass Sie den Überblick behalten, konsequent auf Zahlungseingänge hinarbeiten und den administrativen Aufwand im Forderungsmanagement drastisch senken.

Ja. visuplus® wird mit professionellen Standardvorlagen ausgeliefert, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Der entscheidende Punkt ist jedoch die Flexibilität: Alle Vorlagen können individuell an das Corporate Design Ihres Unternehmens angepasst werden. Ihr Logo, Ihre Schriftarten und Ihr Layout werden übernommen, um einen durchgängig professionellen Außenauftritt zu gewährleisten. Darüber hinaus unterstützt das System die Erstellung rechtssicherer elektronischer Rechnungsformate, was für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern unerlässlich ist.

Ja. visuplus® eliminiert Daten-Silos und schafft eine einzige, unternehmensweit gültige Datenbank für alle Ihre Kontakte – vom potenziellen Neukunden über den Bauherrn bis zum Nachunternehmer.

Jeder Mitarbeiter greift auf die selben Stammdaten, Adressen, Ansprechpartner und Kommunikationsdaten zu. Dies verhindert nicht nur Redundanzen und veraltete Informationen, sondern ist auch die strategische Grundlage, um professionelle Kundenbeziehungen zu pflegen und alle Projektbeteiligten korrekt in die Kommunikation und Dokumentation einzubinden.

Ja. Mit dem Modul CRM / Kontakthistorien verwandeln Sie Ihre Adressdatenbank in ein lebendiges Unternehmensgedächtnis. Zu jedem Kontakt wird eine lückenlose Historie aller Interaktionen protokolliert: E-Mails, Telefonnotizen, Termine, versendete Angebote, erstellte Dokumente und sogar Mängelprotokolle.

Für Sie als Geschäftsführer bedeutet das: Sie haben jederzeit eine 360°-Sicht auf jede Geschäftsbeziehung. Bei Rückfragen oder im Vertretungsfall ist jeder Mitarbeiter sofort und vollständig im Bilde, was die Professionalität Ihrer Außenkommunikation massiv steigert und die Einarbeitungszeit in Projekte verkürzt.

Ja. Sie können Ihre zentrale Adressdatenbank nutzen, um gezielte Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen durchzuführen. Über die integrierte Schnittstelle zu Microsoft Office können Sie Serienbriefe oder E-Mail-Kampagnen (z.B. für Weihnachtskarten oder die Einladung zu einem Tag der offenen Tür) direkt aus visuplus® heraus erstellen.

Sie können Ihre Kontakte dafür nach beliebigen Kriterien filtern (z.B. „alle Bauherren aus einem bestimmten Postleitzahlengebiet“), um sicherzustellen, dass Ihre Botschaft exakt die richtige Zielgruppe erreicht.

visuplus® liefert die entscheidenden Werkzeuge, um Ihren Akquiseprozess zu strukturieren, zu professionalisieren und messbar zu machen.

• Zentrale Informationsbasis: Alle vertriebsrelevanten Informationen zu potenziellen Kunden und Ausschreibungen sind zentral im CRM-Modul hinterlegt.
• Strukturierte Prozesse: Sie können Ihren Vertriebsprozess von der ersten Kontaktaufnahme über die Angebotsphase bis zum Auftragseingang systematisch verfolgen.
• Proaktives Wiedervorlagesystem: Das Termin- und Angebots-Control-Center stellt sicher, dass kein Angebot und keine Nachfass-Aktion vergessen wird. Es erinnert Sie proaktiv an fällige Wiedervorlagen.
• Transparenz: Die Geschäftsführung kann jederzeit den aktuellen Stand der Vertriebspipeline einsehen und verlässliche Umsatzprognosen erstellen.

visuplus® liefert Ihnen ein umfassendes Set an branchenspezifischen Kennzahlen (KPIs) und Berichten, die über Standard-Betriebswirtschaft hinausgehen und Ihnen ein reales Bild der wirtschaftlichen Lage Ihres Büros vermitteln. Der Fokus liegt auf drei Ebenen:

• Unternehmenscontrolling: Dashboards wie das Firmen-Control-Center geben Ihnen den strategischen Überblick über Auftragsbestände, Umsatzentwicklung und die Liquidität des Gesamtunternehmens. Hierbei können auch die bewährten PeP 7 Kennzahlen zur Anwendung kommen.
• Projektcontrolling: Detaillierte Soll-Ist-Vergleiche von Stunden und Kosten, Deckungsbeitragsanalysen und die Bewertung unfertiger Leistungen zeigen Ihnen die Profitabilität jedes einzelnen Projekts in jeder Leistungsphase.
• Mitarbeitercontrolling: Auswertungen zur Produktivität, Auslastung und zu den verrechenbaren Stunden pro Mitarbeiter.

Ja, die individuelle Anpassbarkeit ist eine zentrale Stärke. Wir wissen, dass jedes Unternehmen andere Fragestellungen hat. Deshalb ist in visuplus® die leistungsstarke vReports Reportengine (basierend auf SAP Crystal Reports®) integriert.

Während Ihnen ein breites Spektrum an Standardberichten zur Verfügung steht, ermöglicht Ihnen vReports die Erstellung komplett maßgeschneiderter Auswertungen. Damit können Sie gezielt die Daten analysieren, die für Ihre spezifischen unternehmerischen Entscheidungen relevant sind – von individuellen Projektübersichten bis hin zu komplexen Kreuztabellen. Berichte können zudem zeitgesteuert und automatisiert per E-Mail versendet werden.

Ja, alle Berichte und Auswertungen können standardmäßig in gängige Formate wie PDF, Microsoft Excel oder Microsoft Word exportiert werden.

Dies gewährleistet die nahtlose Weiterverarbeitung der Daten in Ihrer bestehenden Office-Umgebung, sei es für die Erstellung einer Präsentation, für die Weitergabe an externe Partner oder für eine vertiefende Analyse in Excel. Für den direkten Datenzugriff durch andere BI-Tools bieten wir zudem eine ODBC-Schnittstelle, die maximale Flexibilität für Ihr Datenmanagement sicherstellt.

visuplus® ersetzt unternehmerisches Bauchgefühl durch harte, jederzeit verfügbare Fakten und verwandelt Ihre Unternehmensdaten in eine verlässliche Entscheidungsgrundlage.

1. Echtzeit-Transparenz: Sie arbeiten nicht mit veralteten Monatsauswertungen, sondern sehen die aktuelle wirtschaftliche Situation Ihres Unternehmens und Ihrer Projekte live.
2. Profitabilitäts-Analyse: Sie erkennen präzise, welche Projekte, Kunden und sogar welche Leistungsphasen rentabel sind und welche nicht. Dies ermöglicht eine strategische Optimierung Ihres Portfolios.
3. Sichere Zukunftsplanung: Die integrierte Liquiditätsvorschau gibt Ihnen eine verlässliche Basis für wichtige Investitions- und Personalentscheidungen.

Zusammengefasst: visuplus® ermöglicht Ihnen den Wandel von einer reaktiven zu einer proaktiven, datengestützten Unternehmensführung.

visuplus® ist darauf ausgelegt, sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur von Planungsbüros zu integrieren. Wir bieten eine Reihe von praxiserprobten Standard-Schnittstellen zu geschäftskritischen Systemen, darunter:

• Finanzbuchhaltung: DATEV
• Office-Anwendungen: Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Dokumentenmanagement: windream ECM
• Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung (AVA): GAEB
• Telefonie: TAPI
• Flexibler Datenzugriff: ODBC

Diese Integrationen stellen sicher, dass visuplus® nicht als isolierte Anwendung agiert, sondern als zentrales, führendes System Ihre Prozesse über verschiedene Programme hinweg steuert.

Ja, die Anbindung an DATEV ist eine unserer wichtigsten und am häufigsten genutzten Standardschnittstellen. Sie können alle relevanten Buchungsdaten, wie Ausgangsrechnungen und Zahlungsbewegungen, in einem DATEV-konformen Format exportieren und Ihrem Steuerberater digital zur Verfügung stellen.

Der strategische Vorteil liegt auf der Hand: Sie eliminieren die doppelte und fehleranfällige manuelle Erfassung von Buchungsdaten, beschleunigen Ihre Abschlussprozesse und stellen eine konsistente, verlässliche Datenbasis für Ihre Finanzbuchhaltung sicher.

visuplus® verfolgt den Ansatz, für geschäftskritische Kernprozesse extrem robuste und tief integrierte Standardschnittstellen bereitzustellen. Diese garantieren maximale Stabilität, Sicherheit und Wartbarkeit im Datenaustausch.

Für individuelle Auswertungen und den flexiblen Datenzugriff durch externe Business-Intelligence-Tools (BI) bieten wir eine standardisierte ODBC-Schnittstelle. Diese ermöglicht einen lesenden Zugriff auf die Datenbank und bietet Ihnen damit die Freiheit, Ihre Unternehmensdaten in anderen Systemen zu visualisieren und zu analysieren. Eine offene Schreib-API (REST/GraphQL) für die freie Entwicklung von Drittanbieter-Anwendungen ist aktuell nicht Teil des Standardprodukts, um die Integrität und Sicherheit Ihrer zentralen Unternehmensdaten zu gewährleisten.

Der Verzicht auf Medienbrüche ist kein Feature, sondern das fundamentale Designprinzip von visuplus®. Als vollintegriertes ERP-System ist es darauf ausgelegt, dass jede Information genau einmal erfasst wird und dann systemweit zur Verfügung steht.

Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeiter erfasst seine Arbeitsstunden mobil per vpTask-App auf einem Projekt. Diese Information fließt ohne weiteres Zutun:

1. in das Projektcontrolling für den Soll-Ist-Vergleich.
2. in die Rechnungslegung als abrechenbare Position.
3. in die Personalverwaltung für das Gleitzeitkonto.
4. in die Nachkalkulation zur Bewertung der Projektrentabilität.

Dieser durchgängige Datenfluss steigert nicht nur die Effizienz und reduziert manuelle Fehler, sondern stellt vor allem sicher, dass alle Unternehmensbereiche jederzeit auf Basis derselben, aktuellen und konsistenten Datenbasis entscheiden und handeln.

Ja, die rechtssichere Abrechnung nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure ist eine absolute Kernfunktion von visuplus®. Unser Modul zur Honorarermittlung ist immer auf dem neuesten Stand und unterstützt alle relevanten HOAI-Versionen, inklusive der Fassungen von 2001, 2009, 2013 und 2021.

Für Sie als Geschäftsführer bedeutet das: Sie minimieren das Risiko von Honorarverlusten durch formale Fehler. Die Software führt Sie sicher durch die korrekte Ermittlung der anrechenbaren Kosten, die Auswahl der richtigen Honorarzone und die Anwendung der korrekten Tafelwerte, um prüffähige und rechtssichere Angebote und Rechnungen zu erstellen.

Ja. Die transparente und nachvollziehbare Erfassung von Leistungsständen (im System als „Realisierungsstand“ bezeichnet) ist fundamental, um Ihren Cashflow zu optimieren. Sie können für jede Leistungsphase prozentual genau dokumentieren, welcher Anteil der Arbeit bereits erbracht wurde.

Diese detaillierte Erfassung schafft eine Grundlage für Ihre Abschlagsrechnungen. Sie können Ihrem Bauherrn jederzeit exakt nachweisen, welche Leistungen erbracht wurden. Das schafft Vertrauen, reduziert Rückfragen und beschleunigt die Freigabe Ihrer Rechnungen erheblich.

visuplus® sichert Ihre Abrechnungen auf drei strategischen Ebenen ab:

1. Korrekte Grundlage: Durch die Vorgaben des integrierten HOAI-Moduls stellen Sie sicher, dass alle Berechnungen den aktuellen Vorschriften entsprechen.
2. Lückenlose Nachvollziehbarkeit: Jede Rechnungsposition basiert auf Daten, die bereits im System erfasst sind – seien es dokumentierte Leistungsstände, gebuchte Arbeitsstunden oder erfasste Fremdkosten.
3. Prüffähige Dokumente: Die Software erstellt formal korrekte und prüffähige Rechnungen, die alle notwendigen Angaben enthalten.

Dieser durchgängige Prozess von der Leistungserfassung bis zur Rechnungsstellung schafft eine maximale Transparenz und minimiert das Risiko von unberechtigten Rechnungskürzungen durch den Auftraggeber.

Ja, visuplus® verfügt über einen zentralen Leistungsstamm, in dem Sie alle Grundleistungen und Besonderen Leistungen der einzelnen Leistungsbilder der HOAI hinterlegen können.

Dieser Stamm dient als Ihre unternehmensweite Vorlagen-Bibliothek. Bei der Erstellung von Angeboten und Projekten greifen Sie einfach auf diese standardisierten Leistungsbeschreibungen zurück. Das sorgt für eine einheitliche und professionelle Kommunikation, beschleunigt die Angebotserstellung massiv und stellt sicher, dass in allen Projekten eine konsistente und korrekte Leistungsbasis verwendet wird.

PeP7 (Praxisinitiative erfolgreiches Planungsbüro) ist ein zertifiziertes Qualitäts- und Prozessmanagementsystem, das speziell für die sieben Kernbereiche von Architektur- und Ingenieurbüros entwickelt wurde – von der Unternehmensführung bis zur Projektbearbeitung. Es dient als praxisnahe „Blaupause“ für eine effiziente und wirtschaftliche Büroorganisation.

visuplus® ist dabei mehr als nur die Software – wir sind Ihr Partner bei der Implementierung. Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir bestehende Abläufe auf Basis der PeP7-Methodik und optimieren diese gezielt.

Dabei berücksichtigen wir zentrale Kennzahlen wie Umsatzrendite, Umsatz pro Mitarbeiter, Arbeitskostenquote, Projektstundenanteil, mittlerer Bürostundensatz, Gemeinkostenfaktor und Aufwandswerte.
Diese werden in visuplus® abgebildet und ausgewertet, sodass Sie Ihre Prozesse nicht nur dokumentieren, sondern auch messbar verbessern können.

Ja, die individuelle Anpassung ist der Kern des Systems. visuplus® ist eine prozessbegleitende Software, die sich flexibel an die Abläufe in Ihrem Büro anpasst.
Wir nutzen die Angebot–Projekt–Rechnung-Struktur als Leitfaden, um Ihre spezifischen Arbeitsweisen zu verstehen und gezielt zu optimieren.

Im Rahmen der Implementierung definieren wir gemeinsam Ihre individuellen Standards – von der Projektanlage über Freigabeprozesse für Rechnungen bis hin zur Dokumentenablage. Diese werden dann passgenau in visuplus® konfiguriert, damit die Software Ihr Büro optimal unterstützt.

Für Sie als Geschäftsführer ergeben sich drei entscheidende strategische Vorteile:

1. Gesteigerte Profitabilität: Klare, standardisierte Prozesse reduzieren Reibungsverluste, minimieren Fehler und senken den administrativen Aufwand. Ihre Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit Suchen und Organisieren und mehr Zeit mit wertschöpfender, abrechenbarer Planungsarbeit.
2. Höhere Qualität & weniger Risiken: Definierte Abläufe und Checklisten stellen eine gleichbleibend hohe Qualität Ihrer Arbeit sicher. Das schafft Verlässlichkeit gegenüber dem Bauherrn und minimiert Ihr unternehmerisches Risiko.
3. Zukunftssichere Skalierbarkeit: Ein Büro mit klar definierten Prozessen ist die Voraussetzung für gesundes Wachstum. Neue Mitarbeiter können schneller eingearbeitet werden und die Organisation bleibt auch bei steigender Projekt- und Mitarbeiterzahl stabil und effizient.

Ja. Durch unsere langjährige Spezialisierung auf Architektur- und Ingenieurbüros und die Implementierung nach der PeP7-Methode bringen wir einen reichen Erfahrungsschatz aus einer Vielzahl erfolgreicher Projekte mit.

Sie profitieren von den Best-Practice-Lösungen, die sich bei anderen führenden Planungsbüros in Deutschland bewährt haben. Wir zeigen Ihnen, wie andere Unternehmen ähnliche Herausforderungen gemeistert haben und helfen Ihnen, die für Ihr Büro passenden Lösungen zu adaptieren. Sie müssen das Rad nicht neu erfinden, sondern können auf erprobte Erfolgsmodelle zurückgreifen.

vpGPT ist ein intelligentes Assistenz-Modul, das nativ und tief in das visuplus® ERP-System integriert ist. Es ist kein generischer Chatbot, sondern ein datensicheres und systemverstehendes Werkzeug, das speziell dafür entwickelt wurde,  kontextbezogene und datenbankbasierte Antworten direkt innerhalb Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung zu geben. Seine Architektur stellt sicher, dass die Datenhoheit jederzeit bei Ihnen im Unternehmen verbleibt.

vpGPT ist aktuell darauf ausgelegt, Prozesse zu unterstützen und zu beschleunigen, statt sie vollständig zu automatisieren. Es fungiert als intelligenter Assistent, der Sie befähigt, schneller und sicherer im System zu arbeiten.

Aktuelle Fähigkeiten:

• Gezielte Auskünfte: Beantwortung von Fragen zu Projekten, Kunden, Angeboten oder Positionsdaten (z. B. zu Leistungsgruppen).
• Hilfe & Führung: Unterstützung bei Fehlermeldungen und erforderlichen Bearbeitungsschritten, inklusive Verweisen auf das offizielle ERP-Handbuch. Die KI kann Sie beispielsweise durch das Einfügen einer Zwischenposition im Angebotsmodul führen.

Geplante Erweiterungen:

• Proaktive Assistenz: Automatische Plausibilitätsprüfungen und Vorschläge zur Vervollständigung von Eingaben.
• Früherkennung: Hinweise auf Inkonsistenzen bei Daten, Projektstillstände oder Terminabweichungen.
• Intelligente Auswertung: Verknüpfung mit dem Modul vpTask zur Auswertung von Fotodokumentationen.

Die Verlässlichkeit der Antworten von vpGPT beruht darauf, dass sie direkt auf den Daten und der Logik Ihres eigenen Systems basieren. Die technologische Tiefe stützt sich auf zwei Säulen: die strukturierte interne Dokumentation des ERP-Systems und die berechtigungsbezogenen Inhalte Ihrer Datenbank. Jede Antwort berücksichtigt zudem die individuelle Rolle und die Zugriffsebene des jeweiligen Nutzers. Die KI gibt kontextbezogene Hilfestellungen auf Basis Ihrer validen Unternehmensdaten, was die Verlässlichkeit erhöht. Sie ist jedoch ein Assistenzsystem und keine Rechtsberatung.

Ja, das ist der entscheidende Vorteil. vpGPT ist vollständig in Ihre ERP-Datenbank eingebettet und wurde explizit dafür entwickelt, Ihre individuellen Unternehmensdaten zu analysieren. Es versteht tabellenbezogene Anfragen, Benutzerkontexte und systeminterne Abhängigkeiten.

Dabei ist die Datensicherheit durch das Systemdesign gewährleistet: Es erfolgt keine Ausleitung von ERP-Inhalten oder eine externe Speicherung. Die eingesetzte GPT-Technologie wird ausschließlich zur sprachlichen Verarbeitung genutzt, nicht zur Analyse. Ihre Daten verlassen Ihr System nicht.

Der strategische Nutzen geht über eine reine Arbeitserleichterung hinaus – es geht um die Befähigung Ihrer Mitarbeiter und die Absicherung Ihrer Prozesse:

• Bessere Navigation: Anwender finden sich in komplexen Projektdaten und Modulen schneller und sicherer zurecht.
• Schnellere Fehlerbehebung: Bei Unklarheiten oder Fehlermeldungen liefert die KI sofort kontextbezogene Hilfe und Lösungsansätze..
• Gesteigerte Effizienz: Mitarbeiter erhalten sofort verständliche Hilfestellungen und müssen weniger Zeit für die Suche nach Informationen im Handbuch oder für Rückfragen beim Support aufwenden.