Bei der Auswahl einer neuen ERP-Software liegt der Fokus meist auf Funktionen, Oberflächen und Einführungskosten. Was oft im Kleingedruckten verschwindet, ist die Technologie unter der Haube. Dabei entscheidet die Wahl der Datenbank-Plattform massiv über Ihre langfristigen Betriebskosten (TCO) und Ihre Datenhoheit. Ein kritischer Blick auf proprietäre Plattformen wie FileMaker im Vergleich zu offenen SQL-Standards.

Viele spezialisierte ERP-Systeme für Ingenieurbüros basieren historisch auf Plattformen wie Claris FileMaker. Das hat Gründe: Solche Systeme ließen sich früher schnell entwickeln. Für Sie als Anwender bedeutet das heute jedoch oft: Neben der Lizenz für das ERP-System zahlen Sie eine zweite Miete für die Datenbank – und zwar pro Benutzer, jedes Jahr.

Die Kostenfalle: Warum der „Motor“ extra kostet

Proprietäre Datenbank-Plattformen werden meist pro „User“ lizenziert. In der Standardstaffel (5–99 Nutzer) liegt der Listenpreis für eine solche Datenbank-Lizenz schnell bei ca. 150 € pro Mitarbeiter und Jahr.

Ein Rechenbeispiel für ein Ingenieurbüro mit 40 Mitarbeitern:
Allein für das Recht, die Datenbank technisch nutzen zu dürfen, fallen jährlich rund 6.000 € an. Auf eine typische Nutzungsdauer von 10 Jahren gerechnet, sind das 60.000 € Zusatzkosten – ohne dass Sie auch nur eine einzige ERP-Funktion mehr haben als bei einer lizenzfreien Alternative.

Vendor-Lock-in: Wie komme ich an meine Daten?

Noch kritischer als die Kosten ist die Frage der Datenhoheit. Proprietäre Systeme speichern Daten oft in speziellen Container-Formaten. Im Gegensatz zu offenen SQL-Datenbanken (wie Firebird oder PostgreSQL) ist ein „Mal eben schnell exportieren“ hier oft schwierig.

Stellen Sie sich vor der Unterschrift folgende Fragen:

• Das Format: Liegen meine Daten in einem Standard-SQL-Format vor oder in einer proprietären Datei, die ich ohne die Software des Herstellers nicht mehr lesen kann?
• Der Export: Was passiert, wenn ich das System wechseln muss? Kann ich meine 500 GB Projekthistorie per Knopfdruck in eine offene Datenbank migrieren, oder bin ich auf teure Dienstleistungen des Herstellers angewiesen?

Performance: Sperren vs. Versionierung (MVCC)

Auch technisch gibt es Unterschiede. Ältere Datenbank-Architekturen arbeiten oft mit „Record Locks“. Wenn Controller A gerade eine Auswertung über das Projekt X fährt, ist der Datensatz für Projektleiter B kurzzeitig gesperrt. In großen Büros führt das zu Wartezeiten („Sanduhr-Effekt“).

Moderne SQL-Datenbanken (wie die von visuplus® genutzte Firebird-Engine) setzen auf MVCC (Multi-Version Concurrency Control). Vereinfacht gesagt: Leser blockieren keine Schreiber. Die Auswertung läuft im Hintergrund, während das Team ungestört weiter Zeiten erfasst.

Der visuplus®-Ansatz: Lizenzfrei und Offen

Wir haben uns bei der Entwicklung von visuplus® bewusst gegen proprietäre Unterbauten und für die leistungsstarke Open-Source-Datenbank Firebird entschieden. Ihre Vorteile als Entscheider:

1. 0 € Datenbank-Kosten: Egal ob Sie 10 oder 500 Mitarbeiter haben – Sie zahlen keine Lizenzgebühren für die Datenbank. Das Budget bleibt frei für echte Innovationen.
2. Echte Datenhoheit: Ihre Daten gehören Ihnen. Firebird ist ein offener Standard. Jeder fähige IT-Administrator kann per ODBC oder SQL auf die Daten zugreifen, Backups ziehen oder diese in BI-Tools wie PowerBI auswerten.
3. Wartungsarmut: Firebird ist als „Admin-freie“ Datenbank konzipiert. Sie benötigt im laufenden Betrieb kaum Pflege durch teure zertifizierte Spezialisten.

Checkliste: 5 Fragen zur „Total Cost of Ownership“ (TCO)

Bevor Sie sich für ein ERP entscheiden, klären Sie die Folgekosten der Datenbank:

• Lizenz-Dynamik: Steigen die DB-Kosten linear mit jedem neuen Mitarbeiter?
• Preiserhöhungen: Bin ich abhängig von der Preispolitik eines US-Konzerns (z.B. Claris/Apple, Oracle, Microsoft), auf die mein ERP-Hersteller keinen Einfluss hat?
• Schnittstellen: Gibt es kostenlose ODBC/JDBC-Treiber für meine eigenen Auswertungen?
• Zukunftssicherheit: Unterstützt die Datenbank moderne Standards (JSON, TLS 1.3) oder technologische Altlasten?
• Exit-Strategie: Wem gehören die Verschlüsselungs-Schlüssel bei einer Kündigung?

Fazit: Ein ERP-System muss leistungsstark sein, aber es darf keine versteckte Kostenfalle werden. Wer auf offene SQL-Standards setzt, sichert sich langfristig die wirtschaftlichste und unabhängigste Lösung.