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Klassische Dokumentenverwaltung bis zum papierlosen Büro (ECM-System / DMS)

Behalten Sie in Ihrem Planungsbüro den Überblick über alle Daten und Dokumente Ihrer Projekte. Sie können wählen zwischen der klassischen Dokumentenverwaltung und dem leistungsstarken ECM-System. Finden Sie mithilfe des integrierten windream ECM-Systems schnell, was sie suchen.

Rechtssichere digitale Archivierung auch von E-Mails mit visuplus®

Digitale Dokumentenverwaltung nach GoBD-Vorgaben

Mit der klassischen Dokumentenverwaltung können Sie eingescannte Briefe, E-Mails und pdf-Dateien einem Projekt und einem Mitarbeiter zuordnen. Bei der Erstellung von neuen Windows Word und Excel-Dokumenten werden die dazugehörigen Daten (z.B. Adresse, Betreff, Bearbeiter etc.) von der visuplus® Adressverwaltung Software übergeben. Die Zuordnung der Dokumente kann auch im Nachhinein via Drag & Drop erfolgen. Sie können sich bei Bedarf alle Dokumente auflisten lassen, die zu einer Adresse, einem Angebot, einem Projekt, einer Rechnung oder einem Mitarbeiter gehören.

Alle steuerlich relevanten Belege (auch in Form von E-Mails) können mit visuplus® rechtssicher archiviert werden. Sie werden zeitnah archiviert, sind im Nachhinein nicht mehr veränderbar und entsprechen somit den neuen GoBD-Vorgaben vom 01.01.2017. Es liegt ein Rechtsgutachten/ Zertifikat vor.

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.

DMS und ECM System

Unser Dokumentenmanagement-System (DMS) kann Ihr gesamtes ECM (Enterprise Content Management) übernehmen. Genießen Sie das papierlose Büro, in dem sie alle Dokumente und Daten in Sekunden wiederfinden.

Das DMS und ECM-System von visuplus® optimiert die Dokumentenverwaltung und bietet Ihnen folgende Vorteile:

  • Suchfunktion (inkl. Volltextsuche) mit hoher Geschwindigkeit
  • Versionierung von Dateien
  • revisionssichere und rechtssichere Ablage (nach GoBD-Vorgaben) von Daten
  • OCR-Erkennung (Optional)
  • Workflow (Optional)

Postbuch

Zusätzlich können Sie sowohl zum klassischen Dokumentenmanagement als auch zum Modul ECM/DMS das Postbuch hinzubuchen. Es erfasst alle Posteingänge und Postausgänge inkl. Barcode-Andruck auf Belegen und Schreiben und ordnet sie Ihren Projekten, Mitarbeitern, Kunden usw. zu. Eine Anbindung an MS Outlook ist vorhanden.

Zusatzmodule

Klassische Dokumentenverwaltung
DMS / ECM System
Postbuch